Indiferent ce fel de dispozitiv folosiți, exista cateva reguli de baza pentru o convorbire telefonica, de la felul in care raspundem, pana la folosirea unor anumite facilitați precum mesageria vocala sau telefonul in așteptare.

Cu excepția telefoanelor de afaceri, un simplu „Alo!” este suficient in marea majoritate a cazurilor. La primirea unui apel de la un numar necunoscut puteți raspunde cu: „Buna ziua! Sunt Maria Popescu!” La fel de importanta este și cunoașterea lucrurilor care nu se fac/nu se spun la inceputul conversației:

Nu se intreaba brusc:  „Cine ma suna?” Daca persoana respectiva nu s-a prezentat, puteți intreba politicos: „Aș putea ști cine ma cauta?” Este nepoliticos sa spunem: „Așteptați un minut!” in timp ce ne rezolvam treburi personale. Daca apelul a venit intr-un moment nepotrivit, puteți spune: „Te sun eu inapoi in cateva minute!” Nu lasați un copil mic sa raspunda la telefon!

Daca apelul este pentru altcineva din casa: „Va rog așteptați un minut, il/o chem imediat!” Evitați sa strigați: „Andreeeeeeei, e pentru tine!” Daca persoana cautata nu este disponibila, oferiți-va sa preluați mesajul. Cand primiți un apel și este greșeala, este suficient sa spuneți: „Imi pare rau, dar ați greșit numarul!” Daca sunteți intrebat: „Cine sunteți?” raspundeți cu: „Pe cine cautați?” sau „Ce numar ați format?”. Nu este nici obligatoriu nici nepoliticos sa nu va prezentați. o puteți face doar daca doriți. Acceptați cu grație scuzele celui care a greșit.

In timpul unei convorbiri telefonice se recomanda sa avem o voce placuta, se recomanda sa radem la telefon. Daca este un telefon de afaceri, este bine sa avem la indemana documetele necesare pentru a putea pune intrebari relevante și pentru a raspunde corect și rapid.

Se recomanda sa efectuam apelul telefonic cand ne putem concentra asupra acestuia. Este o regula generala, nu doar pentru telefoanele de afaceri.

Nu vorbim cand conducem, cand mancam, cand suntem intr-o intalnire, in salile de spectacol, la ședințe, in vizite, la inmormantari, in biserica, cand luați cina cu prietenii – s-ar putea simți ofensați de nenumaratele dumneavoastra ieșiri.

Aceleași reguli sunt valabile și pentru numeroasele aplicații ale smartphone-urilor. Cand sunați, este recomandabil sa nu insistați mai mult de cinci apeluri. In cazul persoanelor bolnave, aflate in spital, sunt suficiente doar trei. Incepeti cu o formula de salut și prezentați-va. Nu telefonați inainte de ora 10:00 sau dupa ora 20:00, indiferent de motiv.

Asigurați-va mereu ca este un moment oportun și pentru cel pe care il contactați. Cel care incepe convorbirea este și cel care o incheie. Nu vorbiți mult, stabiliți prioritațile. Evitați convorbirile lungi in spațiile publice. Nu vorbiți cand alergați. Nu spuneți lucruri intime la telefon mai ales in spații publice.

Nu sunați o persoana pe telefonul particular pentru probleme de serviciu, mai ales in weekend. Bunele maniere ne impiedica sa dam bip-uri. Daca avem ceva de comunicat, trebuie sa o facem pe cheltuiala proprie.